Region Östergötland

Provsvarshantering och signering på Barnkliniken US-LIM, Rutiner

Dokumentnamn:
Provsvarshantering och signering på Barnkliniken US-LIM, Rutiner
Dokumenttyp:
Administrativ rutin/checklista
Utfärdande PE:
Barn- och Kvinnocentrum i Östergötland (BKC)
Sökord:
Administrativa
Giltig fr o m:
2012-05-28
Utfärdande enhet:
Barn- och ungdomskliniken Linköping-Motala
Målgrupp:
Medarbetare inom Barn- och ungdomskliniken Linköping-Motala
Giltig t o m:
2016-04-01
Framtagen av:
Olov Änghagen, överläkare Barn- och ungdomskliniken Linköping-Motala
Godkänd av:
Ulf Samuelsson bitr. verksamhetschef Barn- och ungdomskliniken Linköping-Motala
Diarienummer:
BKC-2011-274
ICD-10 kod:
Kön:
Alla
Ålder:
Barn

OBS: Dokumentets giltighetsdatum har passerat.

Rutin för provsvarshantering och signering  på barnkliniken US-LiM


Bakgrund
Provsvar kan komma på flera sätt. Denna rutin avser att beskriva hur dessa skall tas om hand.
Rutinen är avdelad i fyra delar.

  1. Vem är ansvarig
  2. Provsvar via Lab Ros
  3. Remissvar och anteckningar i Cosmic
  4. Provsvar brev och andra dokument som kommer via papper

1:Vem är ansvarig för provsvar och remissvar
 
Grundregeln är att den läkare som beställer prov/skriver remiss skall ta hand om och signera när svar kommer. Signering innebär att man sett provsvaret och tagit ansvar för att det följs upp.
 
Undantag är om annan läkare tar över vårdansvaret. Då skall denna läkare signera svaret när man ser svar och åtgärdar detta. Ex på detta är när patient läggs in på avdelning och men under kommande pass får in provsvar som man sedan följer upp. Den läkare som tar hand om provsvaret skall då signera detta även om det inte är den läkaren som beställt provet. Vid utskrivning från avdelning skall utskrivande läkare gå igenom provsvaren som varit aktuella för patienten och signera dessa.
 
Vid frånvaro mer än 2 veckor skall ersättare utses som går igenom signeringslistor. Ansvarig för att så sker är den aktuella läkaren.
 
För läkare som slutar på kliniken skall handledare ta hand om provsvar.
Om läkaren jobbar kvar i Landstinget i Östergötland skall läkaren uppmärksamma sin tidigare handledare om provsvar när dessa kommer. Om läkaren slutar skall den MLA på vars enhet svaret kommer uppmärksamma handledaren om att svar kommit.
 
Således gäller alltid följande ordning.
1 a hand beställande läkare
2 a hand patient ansvarig läkare
3 e hand ansvarig handledare eller ansvarig överläkare
4 e hand aktuell MLA för enhet

2: Provsvar via Lab Ros

I Labros kommer dagligen en stor del av de provsvar som beställs
När provsvar kommer kan dessa Kvitteras och Signeras.
 
När man som läkare går in i Cosmic görs man detta under
verksamhetsuppdraget ”Läkare barn US-LiM”
 
Kvittering
När man kvitterar innebär det att man har sett provet och om det är avvikande skall man göra ansvarig läkare uppmärksam på detta provsvar.
 
Vid kvittering skall man också kontrollera att provet har en signeringsmottagare. Om detta saknas eller om svarsmottagare är skrivet på ett annorlunda sätt. (* O Änghagen, ÄNG, Olov Ä, etc)  skall man då man kvitterar byta svarsmottagare till rätt person. Detta eftersom det annars inte kommer upp i läkarens personliga signeringslista och då riskerar att missas.
 
På Bond och BAVA har man autokvittering vilket betyder att ingen sjuksköterska går igenom proverna och meddelar läkare utan svaret går direkt till läkaren för signering. Koordinator hanterar dock att alla prov har korrekt svarsmottagare och byter till rätt person om svarsmottagare är skrivet på annorlunda sätt. ( se ovan)
 
Signering
Signera kan endast läkare göra. Signering innebär att man sett provsvaret och tagit ansvar för att det följs upp.
 
Vilka prover kommer i Labros
 
Man beställer, kvitterar och signerar provsvar från följande avdelningar i Labros

  • Klinisk Mikrobiologi
  • Kliniks Kemi
  • Klinisk Farmakologi
  • Klinisk Immunologi
  • Allergi
  • Avd för Fysiologi
  • Avd för Neurofysiologi
  • Avd för Radiologi

Ansvariga för respektive enhet

Följande enheter är synliga för oss när vi går in under verksamhetsuppdraget ”Läkare barn US-LiM”. I spalt ”ansvar kvittering” finns angivet vem som är ansvarig för kvittering dagligen och ändring av provsvar som är registrerade på fel svarsmottagare. (På BOND och BAVA sker autokvittering. Ändring av provsvar som är registrerade på fel svarsmottagare gör koordinator. I spalt ”ansvar uppföljning” anges vem som ansvara för att det inte blir osignerade provsvar kvar i listan.

Ansvar kvittering Ansvar uppföljning
 
Barn LAH US:BK Linköping-Motala:BKC Ssk barn LAH MLA öppenvård US
 
Barnavd onk neuro diabetes US: BK Linköping-Motala:BKC Autokvittering 1a hand Aktuell ÖL BOND
2a hand MLA BOND
 
Barnjour US: BK Linköping-Motala:BKC Autokvittering 1a hand Aktuell ÖL BAVA
2a hand MLA BAVA
 
Barnmed akutavd US: BK Linköping-Motala:BKC Autokvittering 1a hand Aktuell ÖL BAVA
2a hand MLA BAVA
 
Barnmott LiM: BK Linköping-Motala:BKC VAS Bum Motala MLA Motala
 
Barnmott US: BK Linköping-Motala:BKC Ssk mottagningen MLA öppenvård US
 
Barnmott Allergic:HMC Allergicentrum Allergicentrum
 
BAVA barn från IV US LabRos:BK Autokvittering 1a hand Aktuell ÖL BAVA
2a hand MLA BAVA
 
BOND barn från IV US LabRos:BK Autokvittering 1a hand Aktuell ÖL BOND
2a hand MLA BOND
 
Dagvård US: BK Linköping-Motala:BKC Ssk dagvården MLA öppenvård US
 
Dagvård barn från IV US LabRos:BK Ssk dagvården MLA öppenvård US
 
Förlossnavd KK US:BKC Barnmorskor Förlossning 1a handAktuell ÖL Neo
2a hand MLA NEO
 
Habilit Ekhaga Vårdenhetschef Hab MLA Habilitering
 
Kir Mott US barn Kir US:CKOC Koordinator Barnkir Kirurgkliniken
 
Neo IVA US: BK Linköping-Motala:BKC Ssk avd Neo 1a hand Aktuell ÖL Neo
2a hand MLA NEO
 
Neo Mott US: BK Linköping-Motala:BKC Ssk avd Neo 1a Aktuell ÖL Neo
2a hand MLA Neo
 
Neo IVA barn från IV US LabRos:BK Ssk avd Neo 1a hand Aktuell ÖL Neo 
2a hand MLA Neo
 
Neurokir barn slv Autokvittering Neurokirurgen
 
Pnut US: BK Linköping-Motala:BKC Ssk PNUT MLA öppenvården US
 
Spec BB avd KK US: BKC Barnmorskor KK 1a hand Aktuell ÖL Neo
2a hand MLA NEO
 

                      
3: Remissvar och anteckningar i Cosmic
 
Läkare är ansvariga för anteckningar, remisser, remissvar, vidimeringar och annat som kommer i Cosmic under ”osignerat”.
 
Remisser är viktigt att signera omgående så de kommer iväg till mottagaren.
 
För läkare som slutar på kliniken skall handledare hjälpa till med uppföljning om så behövs.
Om läkaren jobbar kvar i Landstinget i Östergötland skall läkaren uppmärksamma sin tidigare handledare om provsvar när dessa kommer. Ansvaret för att gå igenom remissvar och anteckningar åligger alltid den enskilde läkaren. För uppföljning efter att man slutat på kliniken skall läkaren själv kontakta lämplig person för att uppföljning skall komma till stånd. För vägledning vänder man sig i första hand till sin handledare på barnkliniken.
 
Om läkare slutar sin anställning inom landstinget i Östergötland håller sekreterare uppsikt över osignerade diktat och vidimeringar i Cosmic journalen och vidtalar sedan handledare eller MLA på den enhet där personen arbetat uppmärksamma på vilka personers signeringslistor som behöver ”rensas”. Handledare, i första hand, och MLA, i andra hand, är sedan ansvarig för att dessa blir genomgångna.
 
Eftersom remissvar kan komma efter flera månader måste man med regelbundenhet gå igenom alla doktorers listor och man kan inte ta bort en tidigare anställd från listan för då kommer inte svaret att komma till någon alls.
 
Labros Alt 1: För provsvar som inkommer i Labros kvitteras provsvar av sjuksköterska som i sin tur gör patientansvarig läkare uppmärksam på att  provsvar kommit för signering. Ansvarig att signera dessa är i första hand den läkare som för närvarande har ansvaret för patient. Om detta inte är tydligt är det beställande läkares handledare i första hand, och MLA för enheten i andra hand.
 
Labros Alt 2: För provsvar som inkommer i Labros till avdelning där man har autokvittering är det den avdelningsansvarige läkaren vid tidpunkten för att provsvar anländer som är ansvarig att signera detta, alternativt lämna svaret vidare till patientansvarig läkare.
 
4: Provsvar via papper som scannas in
 
Brev etc
 
Samtliga brev, remissvar, utlåtanden etc som ej redan finns registrerade i Cosmic eller i Labros scannas in och en anteckning skrivs om att det kommit skrivs i journalen och läggs i läkarens signeringskö.  Efter scanning kan pappret kastas. Detta gäller både sluten och öppenvård. Om man får i handen ett dokument som inte är inscannat skall detta lämnas till sekreterare för scanning omgående.
 
När läkare får en sådan anteckning i sin signeringskö i Cosmic skall man i komplementjournalen granska vad som kommit och när man sett detta och åtgärdat det kan signering av anteckning i Cosmic göras.
 
Då läkare signerar i Cosmic tar man ansvar för att uppföljning av provsvar /brev etc sker.
 
5: Sammanfattning

Som läkare har man 2 platser där provsvar kan komma upp och som regelbundet skall kontrolleras och som man då man signerar dem tar ansvar för att de följs upp korrekt.

  1.  Via Labros
    a. Sin personliga signeringskö
    b. Avdelningens eller mottagningens gemensamma lista
  2. Via signeringskön i Cosmic.
    a. Signering
    b. Vidimering



Revisionshistorik:

Reviderat 2012-05-28