Region Östergötland

Begäran av allmänna handlingar

Dokumentnamn:
Begäran av allmänna handlingar
Dokumenttyp:
Administrativ riktlinje
Utfärdande PE:
Ledningsstaben (LednStab)
Sökord:
Allmän handling, kopia, journal
Giltig fr o m:
2012-04-18
Utfärdande enhet:
Juridiska enheten
Målgrupp:
Allmänheten, alla regionmedarbetare
Giltig t o m:
2018-04-30
Framtagen av:
Susan Ols, regionjurist
Godkänd av:
Agneta Sundstrand, landstingsarkivarie, Sofia Malander, chefsjurist
Diarienummer:
RS 2015-175
ICD-10 kod:
Kön:
Alla
Ålder:
Alla

OBS: Dokumentets giltighetsdatum har passerat.

 

Inledning
Patienter och medborgare kan vända sig till Region Östergötland med en begäran om att exempelvis patientjournaler, beslutsdokument eller andra allmänna handlingar ska lämnas ut.

Begäran kan vara skriftlig eller muntlig. Den ska innehålla tydliga uppgifter om vilka allmänna handlingar som avses.

En handling ska alltid sekretessprövas innan den lämnas ut. Om inget sekretesshinder finns ska utlämnandet ske omgående.

Regionen har rätt att ta betalt för kopior av allmänna handlingar, se beslut LiÖ 2009-675 nedan.

 

Privatperson som begär handlingar
Om begäran gäller kopia av journalhandlingar ska patienten vända sig direkt till den vårdenhet som kopior önskas ifrån.

Om personen är osäker på vilken vårdenhet som besökts kan Regionarkivet kontaktas på telefon 010-103 71 75 eller via e-post regionarkivet@regionostergotland.se .

För övriga allmänna handlingar ska personen kontakta den enhet som har handlingen.

Om registerutdrag enligt personuppgiftslagen önskas ska en begäran skickas till Regionens Personuppgiftsombud, Region Östergötland, 581 91 Linköping.

 

Myndigheter, försäkringsbolag och andra organisationer som begär handlingar
Om begäran gäller journalkopior ska förfrågan skickas direkt till aktuell vårdenhet. Av begäran ska tydligt framgå vilka uppgifter som önskas, vilken tidsperiod som avses och från vilken vårdenhet.

Om begäran rör viss skada/sjukdom ska det tydligt framgå i begäran vilken skada eller sjukdom det rör sig om och om möjligt ungefärligt datum för skadetillfället samt från vilka enheter informationen önskas.

För att journalkopior ska lämnas ut krävs samtycke från patienten, och samtycket ska inte vara äldre än ett år. Det ska också tydligt framgå vad samtycket avser. Är inte begäran fullständig kan den komma att skickas tillbaka för komplettering.

Det finns vissa lagstadgade undantag från kravet på samtycke från den enskilde. När ett sådant undantag är aktuellt ska det finnas en hänvisning till aktuellt lagrum på begäran.

För övriga allmänna handlingar kontakta den verksamhet som har handlingen. Vid osäkerhet om vilken vårdenhet/verksamhet som har uppgiften kontakta Regionarkivet på telefon 010-103 71 75 eller via e-post regionarkivet@regionostergotland.se .

 

Avgifter för kopia av allmän handling 

  (LiÖ 2009-675, LF 103 § 2009)

Landstingsfullmäktige beslutade

a t t avgift för kopior av allmänna handlingar och för utskrift ur datasystem upp t.o.m. nio sidor skall vara gratis, för den tionde sidan 60 kronor och för varje sida därutöver 6 kronor styck (högst 300 kr för journalkopior från egen journal vid ett och samma tillfälle),

a t t dubbelsidig kopiering räknas som två sidor,

a t t avgiften för avskrifter av allmän handling och utskrift av ljudbandsupptagning
skall vara 90 kronor per påbörjad fjärdedels timme. För betygsavskrifter tas dock ett fast pris om 300 kronor/betyg,

a t t avgiften för kopia av ljudband skall vara 120 kronor/band,

a t t avgiften för kopior som kräver särskilda rutiner, t.ex. för handling i elektronisk form på en diskett, CD-skiva eller videoupptagning eller om arbetet ej kan anses utföras som en rutinbetonad åtgärd, skall motsvara den faktiska kostnaden.

a t t avgiften för ultraljudsbild skall vara 50 kronor,

a t t porto- postförskotts- och ev. rekommenderingsavgift tillkommer i de fall kopiorna är avgiftsbelagda,

a t t kostnader utöver fastställda avgifter som t.ex. ersättning för själva arbetet med framtagande-kopiering-återställande av handlingen inte får tas ut,

a t t kopior till enheter inom Landstinget i Östergötland är gratis,

a t t kopior lämnas ut utan avgift till vårdenheter utanför Landstinget i Östergötland när kopior behövs för vården där och till myndigheter utanför Landstinget i Östergötland då uppgifter begärs t.ex. för tillsynsverksamhet eller då uppgiftsskyldighet föreligger,

a t t privatpersoner som beställer sin egen logglista åläggs en fast avgift på 60 kr, om utdraget överstiger 9 sidor, istället för att åläggas ordinarie avgift (får nyttjas max 1 gång per år),

a t t samtliga avgifter gäller också för kopior som skickas med fax,

a t t en beställare inte kan undgå att betala avgift genom att dela upp sin beställning på två eller flera tillfällen samt

a t t ovanstående träder ikraft 1 januari 2010.

 

Revisionshistorik:
     

Utgåva nr 

Giltig fr o m 

Giltig t o m 

Kommentar till ny utgåva

Godkänd av (titel, namn, datum)

8 2016-04-11 2018-04-30 Komplettering avgiftsärende Susan Ols, chefsjurist
7 2015-02-09 2016-04-30 Regionanpassning mm Susan Ols, regionjurist
6 2014-05-06 2015-04-30 Reviderat giltighetstid och ansvarig Susan Ols, landstingsjurist
5 2013-05-01 2014-04-30 Reviderat giltighetstid Moa Malviker Wellermark,
Informationssäkerhetsansvarig,
2013-04-26
4 2012-04-18 2013-04-30 Reviderat giltighetstid Moa Malviker Wellermark, Informationssäkerhetsansvarig, 2012-04-18
3 2011-04-18 2012-04-18 Tagit bort hänvisning till registrator och lagt information under sista rubriken var man kan vända sig vid osäkerhet. Lars Åke Pettersson, Informationssäkerhetschef,
2011-04-18
2 2011-01-28 2011-12-31 Reviderat giltighetstid Lars Åke Pettersson, Informationssäkerhetschef,
2011-01-28
1 2010-02-22 2011-12-31 Riktlinjer för begäran av allmänna handlingar Susan Ols, Landstingsjurist, 2009-11-09
Agneta Sundstrand, Landstingsarkivarie, 2009-12-04