Region Östergötland

Vårdplatsbrist: Handlingsplan vid vårdplatsbrist

Dokumentnamn:
Vårdplatsbrist: Handlingsplan vid vårdplatsbrist
Dokumenttyp:
Administrativ riktlinje
Utfärdande PE:
US gemensamt (USgem)
Sökord:
Handlingsplan vårdplatsbrist
Giltig fr o m:
2016-02-01
Utfärdande enhet:
US ledning
Målgrupp:
Samtlig personal US
Giltig t o m:
2019-02-01
Framtagen av:
Akutflödesgruppen US, chefläkare, US
Godkänd av:
Ditte Persson Lindell, vårddirektör
Diarienummer:
CCL 2012/172
ICD-10 kod:
Kön:
Alla
Ålder:
Alla

OBS: Dokumentets giltighetsdatum har passerat.

HANDLINGSPLAN VID VÅRDPLATSBRIST på Universitetssjukhuset i Linköping


BAKGRUND

Med ”vårdplats” avses vårdplats i sluten vård med fysisk utformning, utrustning och bemanning som säkerställer patientsäkerhet och arbetsmiljö (s.k. disponibel vårdplats; Socialstyrelsen 2011).

Detta dokument utgör överenskommen handlingsplan på US för att säkra tillgången på vårdplatser för akutsjukvården. Målsättningen är att underlätta arbetet vid akut inläggning av patient, ge snabb tillgång på vårdplats och undvika inläggning på ”fel” avdelning, när så är möjligt.

DEFINITION AV VÅRDPLATSBRIST/JOURLINJE

Manifest vårdplatsbrist föreligger om alla vårdplatser på en jourlinje är belagda.

Potentiell vårdplatsbrist föreligger om inte nedanstående ordinarie antal vårdplatser finns tillgängliga kl 15 varje dag.

Jourlinjer

Vårdplatser

Kirurgi  6 (varav 4 på KAVA)
- Kirurgiska kliniken 
- Urologiska kliniken  
- Kvinnokliniken  
Medicin 9 (varav 4 med telemetri)
- Medicinsk akutvårdsavdelning (MAVA exkl MOA)  
- Kardiologiska kliniken (exkl HIA) 
- Endokrinologiska kliniken
- Medicinska mag-tarmkliniken
- Hematologiska kliniken
- Lungmedicinska kliniken
- Njurmedicinska kliniken  
Geriatrik 2
-Geriatriska kliniken   
 Infektion  2
- Infektionskliniken 
Neurologi   3
- Neurologiska kliniken  
Ortopedi   3
- Ortopediska kliniken 
- Ryggkliniken  

Förteckning av aktuella vårdplatser och beläggning finns f.ö. på LISA/applikationer/vårdplatser.

ROLLER och ANSVAR

 

Klinik

Verksamhetscheferna ansvarar för egen planerad och akut vård, samt har ett delat ansvar för gemensam akutvård. I ansvaret ingår kapacitets- och kvalitetsmässig planering för åtagandet, medicinskt ansvar och omhändertagande av patienterna.

Vid manifest brist på vårdplatser: 1) använd överbeläggningsplatser på egna kliniken; 2) tag ställning till minskning av planerad vård; 3) utlokalisera patienter utanför egna kliniken.

Vid återkommande behov av utlokaliserad vård ska ett s.k. samvårdsavtal upprättas för att tillförsäkra att vården blir välfungerande och patientsäker. Avtalet upprättas av berörda verksamhetschefer och godkänns av produktionsenhetschefer.
.

Produktionsenhet


Produktionsenheten (PE) beskriver åtagandet för kliniken enligt ingångna avtal.

PE-chefen tar tillsammans med verksamhetscheferna fram planer för stöd inom egen PE vid kapacitets- eller kvalitetsproblem. Om det inte går att hantera bristen på vårdplatser inom PE planeras tillsammans med annan PE-chef för ett eventuellt stöd utanför den egna produktionsenheten, t.ex. samvårdsavtal.


Sjukhusövergripande nivå

US vårdplatskoordinatorer finns i tjänst dag- och kvällstid vardagar och dagtid helger. Deras roll är att underlätta samverkan på sjukhuset vid potentiell/manifest vårdplatsbrist genom att fortlöpande överblicka beläggningssituationen på hela sjukhuset. Vid potentiell/manifest vårdplatsbrist är de behjälpliga med att utlokalisera patienter mellan kliniker och fördela patienter på akutmottagningen som skall läggas in på ett optimalt sätt och har mandat att nyttja vårdplatser för överbeläggning.
Vid behov av utlokalisering av patient eller att flytta patienter till ledig plats på annan kliniks vårdavdelning ansvarar respektive klinik/ bakjour för lämpliga patientval.

När vårdplatsläget kräver sammankallar US vårdplatskoordinatorer till ett vårdplatsmöte och leder detsamma.

Ledningsläkaren på akutmottagningen beslutar om inläggningar. Vårdplatskoordinator hanterar fördelning av inläggningar/vårdplatser och ledningsläkaren är stöd i diskussionen. Jourtid följer ledningsläkaren den av vårdplatskoordinatorn upprättade handlingsplanen för akuta inläggningar.
Ledningsläkaren har mandat att besluta om vårdansvaret vid tvist, då berörda bakjourer inom loppet av 1 timme, inte kan enas om vem som har ansvaret för patienten. http://lisa.lio.se/Startsida/PM-medicinska-o-vardadm/PM-dokument/Akutkliniken-US/Akutkliniken-US---Administrativa-PM-/Mandat-for-ledningsansvarig-lakare-ledningslakare-pa-akutmottagningen-Universitetssjukhuset-i-Linkoping1/

 

Chefläkare/sjukhusansvarig kontaktas i situationer då ordinarie planer för överbeläggning och utlokalisering är otillräckliga. Det kan innefatta beslut om extra överbeläggningar samt omfördelning av bemanningsenhetens personal. 

Akutflödesgruppen (AFG) är forum för de kliniker som har de största patientflödena på akutmottagningen, US vårdplatskoordinatorer och chefläkare. USL har uppdragit åt gruppen att planera, samordna och utveckla effektiva och patientsäkra flöden via akutmottagningen. Representanterna i AFG ansvarar för information från och till respektive produktionsenhets övriga kliniker.

US ledning (USL) ansvarar för framtagande av strukturer och funktioner för att stödja sjukhusövergripande samplanering av akutvårdsflödet. Vid extrema situationer kan nödvändiga beslut tas om mer utdragna åtaganden över produktionsenhetsgränserna. Chefläkare/sjukhusansvarig chef ansvarar för att USL hålls underrättad, när vårdplatsläget kräver detta.

Vårdplatsmöte är forum för avstämning, styrning och samverkan för en optimal användning av vårdplatser inom US. Mötena leds av US vårdplatskoordinator och deltagare är chefer med vårdplatsansvar samt representation från chefläkare/chefsjuksköterska/bemanningsenheten samt sjukhusansvarig chef.

ÅTGÄRDER


Nedanstående åtgärder vidtas för att hantera potentiell eller manifest brist på vårdplatser. Vilken/vilka åtgärder som är lämplig avgörs av rådande läge. US-vårdplatskoordinatorer har primärt ansvaret för planering och val av åtgärder.


 

Steg 1


Överbeläggning

Jourlinjens anvisade platser för överbeläggning på respektive avdelning utnyttjas. http://lisa.lio.se/pages/92063/Ver%206%20V%c3%a5rdplatser%202017.pdf

Beslut om utnyttjande av överbeläggningsplats tas av US- vårdplatskoordinator. Beslutet gäller hela dygnet oavsett planerat intag av patienter nästkommande arbetsdag.

Steg 2

 

Verksamhetscheferna beslutar om tillfälligt reducerad planerat intag av patienter till förmån för akutsjukvården.

Steg 3

 

A. Utlokalisering av patient till annan klinik


Utlokalisering av inneliggande patient till annan kliniks vårdavdelning
US vårdplatskoordinatorer har mandat att vid potentiell eller manifest vårdplatsbrist efter samråd med medicinskt ansvarig läkare (jourtid respektive bakjour) utlokalisera patient till annan kliniks vårdavdelning. Varje klinik skall dagligen identifiera flyttbara patienter och dokumentera det i Cosmics översikt.

US vårdplatskoordinator kontaktar koordinator på mottagande avdelning och informerar om planerad flytt av patient. Avdelningens koordinator informerar ansvarig läkare på sin klinik. Utlokaliserad patient återgår till ordinarie avdelning när så är lämpligt. Detta beslut tas alltid i samråd med US vårdplatskoordinator.

Medicinskt ansvar och omvårdnad samt registrering i Cosmic
Överförande klinik avregistrerar patientens vårdplats och patienten registreras istället på teknisk vårdplats på den mottagande kliniken. Beskrivning hur man hanterar utlokaliserad patient i Cosmic finns i nedanstående länk.
http://lisa.lio.se/Startsida/PM-medicinska-o-vardadm/PM-dokument/Ledningsstab/Patientsaker-belaggning---registrering-av-utlokaliserad-patient-och-patient-lokaliserad-pa-klinik-dar-samverkansavtal-ar-gallande/

Medicinjourlinjen
Förflyttning av en patient till annan klinik inom medicinjourlinjen betraktas inte som utlokaliserad patient, utan det medicinska ansvaret övergår till mottagande klinik. Dock kvarstår ansvaret hos avsändande avdelning under jourtid till morgonen (kl 9) efter flytt.

Akut inläggning som utlokaliserad patient
US vårdplatskoordinatorer har mandat att vid potentiell eller manifest vårdplatsbrist efter samråd med medicinskt ansvarig läkare (jourtid respektive bakjour) överväga utlokalisering till vård på annan kliniks avdelning. Medicinskt ansvarig bakjour för patienten ska alltid kontaktas och har beslutsrätt om utlokalisering kan ske, då alternativa lösningar kan finnas.
Utskrivningsklara patienter

Utskrivningsklar patient som bedöms kunna flyttas, kan dagtid föras över till annan klinik. Detta beslutas av US vårdplatskoordinator i samråd med berörda kliniker. En utskrivningsklar patient är utlokaliserad och det medicinska ansvaret ligger kvar på ursprungskliniken.


B. Extra vårdplatsmöte

US vårdplatskoordinator sammankallar i samråd med chefläkare/sjukhusansvarig chef representanter för berörda kliniker. Vilka som kallas bedöms efter aktuell situation. Vid mötet ska medverkande från klinikerna vara beslutsmässiga, uppdaterade på det aktuella platsläget och förväntat läge de närmaste (2-3) dagarna. Vid mötet skall en plan för det kommande dygnet beslutas.

Tillfälligt upprättande av extra vårdplatser 
Chefläkare/sjukhusansvarig chef har mandat att ålägga kliniker att tillfälligt ha extra överbeläggningar.

C. Samverkan i och utanför länet

I Accessa framgår vårdplatsläget på samtliga sjukhus i länet.
Om vårdplatsbrist råder på en viss klinik kontaktar vederbörande bakjour motsvarande klinik på annat sjukhus för överenskommelse om eventuell överföring av patient. US vårdplats-koordinatorer ska informeras om överföring.

Ambulanssjukvården
Vid beslut om omdirigering av ambulanstransporter samt förflyttning av patienter till annat sjukhus beroende på manifest vårdplatsbrist ska ACIB (ambulanschef i beredskap) kontaktas via US vårdplatskoordinator när de finns i tjänst och ledningsläkaren US på övrig tid. Även vid beslut om sekundärtransport av patienter mellan sjukhusen kontaktas ACIB.

ACIB bedömer tillsammans med SOS Alarm eventuellt behov av utökning av ambulansresurserna i länet samt ansvarar för information till ambulansverksamheten.


Steg 4


Extrem vårdplatsbrist

Verksamhetschefer, vårdenhetschefer och produktionsenhetschefer har alltid ansvar för respektive verksamhetsområde dvs. i linjen.

Begreppet ”Extrem vårdplatsbrist” ska användas med stor återhållsamhet.  Chefläkare/sjukhusansvarig chef beslutar om ”extrem vårdplatsbrist”. I beslutes måste en mängd faktorer vägas in, såsom patientklientel, vårdtyngd, bemanning, behov av isolering mm.

Begreppet ”Extrem vårdplatsbrist” ska skiljas från Allvarlig händelse då särskild sjukvårdsledning skapas och US arbetar utifrån de katastrofmedicinska riktlinjer som då gäller.

Sjukhusansvarig chef och chefläkare beslutar om behov finns att kalla in Styrgrupp vid extrem vårdplatsbrist.

Sjukhusansvarig chef, uppdrag

  • Samordnande roll
  • Stöd till vårdplatskoordinatorer
  • Svarar för ev. sjukhusövergripande beslut

Styrgrupp vid extrem vårdplatsbrist består av:

• Sjukhusansvarig chef (ordförande)
• Chefläkare
• Ledningsläkare akutmottagningen
• Verksamhetschef akutmottagningen
• Vårdplatskoordinatorer
• Bakjourer från medicin- och kirurglinjerna
• Chef från bemanningsenheten
• Styrgruppen avgör om fler funktioner behöver ingå (ex biståndshandläggare, kommunikatör)
• Mötets beslut dokumenteras av sjukhusansvarig chef och sparas för sammanställning av USL
• Vårdplatskoordinator skriver i Accessa: Extrem vårdplatsbrist! Styrgruppen tar ställning till hur kommunikation i övrigt ska ske
• I samråd med styrgruppen och utifrån aktuell situation, beslutar sjukhusansvarig chef vilka åtgärder som behöver vidtas
• Alla åtgärder ska vara tidssatta och effekten ska noga följas, utvärderas och dokumenteras
• Viktigt att så snart det är möjligt återgå till normalt arbetssätt

 

Möjliga aktiviteter vid extrem vårdplatsbrist

• Daglig avstämning i styrgruppen för extrem vårdplatsbrist.
• Kontrollera att alla åtgärder i handlingsplanen är genomförda på alla enheter.
• Avdelningskoordinator ska vara tillgänglig vid förfrågan om vårdplats.
• Alla sjukhusets vårdplatser (även på intensivvårdsenheter) kan tillfälligt behöva användas.
• Överväg att belägga enkelrum med ytterligare en patient.
• Medicinska inriktningsbeslut ex utskrivningar från avd, skjuta upp all elektiv vård/operationer osv övervägs/beslutas.
• Patienter kan efter överenskommelse skickas till sjukhus utanför Region Östergötland (i första hand då inom sydöstra regionen).
• Förstärk om möjligt med extra personal inklusive läkare för att förbättra vårdplatssituationen på mest berörda enheter. Överväg att omfördela personal. Bemanningsenheten har en viktig roll.
• Överväg att förstärka rondstruktur, exempelvis för satellitpatienter.
• Beordra in personal är sista hands alternativ.

.

Steg 5


Upprättande av beredskapsavdelning
 
Görs enbart vid mycket specifik anledning. V g se katastrofplan för pandemi

 

Revisionshistorik:

Reviderad 2016-02-01. En del ändringar har gjorts i texten och vårdplatser i dokumentet samt bilaga 1.

Reviderad 2017-10-17. En del ändringar har gjorts i texten och vårdplatser i dokumentet samt bilagor borttagna.