Region Östergötland

Avvikelsehantering

ANVISNINGAR FÖR AVVIKELSEHANTERING

1.Syfte

Det ankommer på respektive produktionsenhet att säkra kvalitet och säkerhet i sin verksamhet. verksamheten ska ha ett  ledningssystem för ett systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9) innebärande bl a egenkontroll och risk- och avvikelsehantering. Avvikelsehantering syftar till en ökad patientsäkerhet genom att enheten systematiskt analyserar och följer upp sina avvikelser.

2. Ansvar

Respektive verksamhetschef/motsv ansvarar för att avvikelsehantering tillämpas inom alla verksamheter genom att:

  • lokala handlingsprogram avseende rutiner tas fram, införs och revideras årligen.
  • avvikelser rapporteras direkt i regionens IT-stöd Synergi
  • metod för analys och uppföljning av enhetens avvikelser och risker införs

3. Rutiner för avvikelsehantering


3. 1 Allmänt


Avvikelsehanteringen avses behandla samtliga typer av oväntade händelser/observationer. 

Vid inträffad avvikelse fyller berörd medarbetare i inmatningsmall i Synergi för vidare ärendehantering av avvikelsesamordnare eller närmaste arbetsledare.

Stöd från säkerhetsområdesansvariga

Den som är säkerhetsansvarig t ex beträffande medicintekniska produkter har ett övergripande samordningsansvar då likartade händelser rapporterats från flera verksamheter. Den säkerhetsområdesansvarig bör då initiera en regionövergripande utredning. 

OBS! Avvikelsehantering inom regionen ersätter inte anmälan till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) enligt Lex Maria, Patient/läkemedelsförsäkring, Arbetsmiljöinspektionen, AMF, Försäkringskassan, Polisen eller MTA.

3. 2 Detaljanvisning för patientrelaterade avvikelser


IT-stödet används vid rapportering av avvikelse och risk. Registrerade avvikelser hanteras och lagras i IT-stödet. Hantering sker efter klinikens fastställda handlingsprogram. Handlingsprogrammet utgår från SOSFS 2011:9 ”Socialstyrelsens föreskrifter om ledningssystem för kvalitetsarbete" samt Patientsäkerhetslagen (2014:821).
Det är verksamhetschefen som bedömer om anmälan till chefläkaren enligt Lex Maria behöver göras.

Anmälningsskyldigheten till Socialstyrelsen regleras av HSLF-FS 2017:41 ”Inspektionen för vård och omsorgs föreskrifter om anmälan av händelser som har medfört eller hade kunnat medföra en allvarlig vårdskada (lex Maria)”.

Medicintekniska produkter

Materialfel eller misstanke om materialfel, driftstörning/motsv samt andra risker i handhavande av medicinska produkter ska rapporteras till medicinteknisk teknik (MTIT).

MTIT ansvarar för den tekniska utredningen samt att chefläkaren erhåller underlag till eventuell anmälan till Läkemedelsverket/Socialstyrelsen.

Apparater får absolut inte ändras eller åtgärdas, t ex städas eller desinficeras, så att utredningen försvåras, såvida inte ändringar krävs av medicinska skäl. Rattar och reglage får inte vridas ner till noll utan lämnas i inställt läge.
Viktigt är att all apparatur och tillbehör som används vid samma tillfälle tillvaratages i orört skick. Vid tillbud med elektrisk utrustning måste någon från MTIT omgående och på platsen undersöka all utrustning som varit kopplad till patienten t ex endoskop, övervakningsutrustning, diatermiapparat, neutralelektroder, ventilator mm. Först efter klartecken från MTIT eller ansvarig inom avdelningen får apparatur iordningställas och användas.

Läkemedel

Misstanke om fel på läkemedel rapporteras även direkt till respektive verksamhetschef och direkt till chefläkaren.

Gemensamt för alla produkter är att de misstänkt felaktiga materialen inklusive förpackning och tillbehör låses in, förseglas eller på annat sätt tas tillvara till dess att den som ska utreda/ rapportera händelsen tar hand om den. Rapportering av eventuell utredning sker till chefläkaren.

3.3 Detaljanvisning för arbetsskada

Anmälan om arbetsskador är obligatorisk och handläggs enligt Region Östergötlands rutiner för arbetsskador, Riktlinjer för anmälan av arbetsskador och tillbud.

3.4 Uppföljning och erfarenhetsåterföring

Uppföljning och erfarenhetsåterföring ska ske på två nivåer, dels på lokal nivå till enskild medarbetare och den egna enheten, dels avidentifierat från säkerhetsområdesansvarig på regionnivå med rapportering till regiondirektören som underlag för ev satsningar på förebyggande åtgärder av regionövergripande karaktär.

4. Vill du ha mer information om avvikelsehantering?

Allmänna frågor:

 

Regionens säkerhetschef

 

 

Patientsäkerhet:

 

Chefläkare, Vrinnevisjukhuset i Norrköping

 

Chefläkare, Universitetssjukhuset i Linköping

 

Chefläkare, Hälso- och sjukvården i västra Östergötland

 

 

Informationssäkerhet:

 

Personuppgiftsombud